לאחר סיום ההליכים הראשוניים ובחירת היזם שיבצע את פרויקט התמ"א 38, מתחיל שלב המו"מ לטובת חתימה על הסכם תמ"א 38 בין היזם אשר יוביל את הפרוייקט לבין בעלי הזכויות הרלוונטיים. פעמים רבות מתחיל שלב זה גם בטרם הושגה הסכמת הדיירים לפרויקט תמ"א 38, אלא רק הרוב המינימאלי הדרוש לפנייה למפקח על המקרקעין לטובת ביצוע הפרויקט (שני שליש בפרויקט של תמ"א 38 חיזוק וארבע חמישיות בפרויקט של תמ"א 38 פינוי בינוי). באופן זה, אם יבשיל ההסכם לכדי חתימה, יוכל רוב בעלי הזכויות הרלוונטי לפנות בהמשך הדרך למפקח על המקרקעין (בתנאים הקבועים לכך בחוק המקרקעין (חיזוק בתים משותפים מפני רעידות אדמה) 2008) בבקשה שיורה על אישור ביצוע העבודה הדרושה.
חתימה על הסכם שכר טירחה תמ"א 38 ותחילת המו"מ בין הצדדים
עוד בטרם תחילת המו"מ בין בעלי הזכויות לבין היזם, יש לוודא כי נחתם הסכם שכר טרחה לתמ"א 38 בין עורך הדין שנבחר לייצג את הדיירים לבין היזם, שכן לרוב נושא היזם בעלות שכר טרחתו של עו"ד זה.
לאחר שהוסדר מינויו של עו"ד מטעם בעלי הזכויות, מתחיל שלב המו"מ בין עו"ד זה לבין עו"ד המייצג את היזם. במסגרת מו"מ זה מסוכמים הפרטים המשפטיים, ההסכמות המסחריות ושאר הנושאים הרלונטיים בין הצדדים. בין מכלול הסוגיות אותם מסדירה דוגמת הסכם תמ"א 38 ניתן למנות את אלה:
- מוסדרים לוחות הזמנים להגשת הבקשה להיתר הבניה לעריכת הפרויקט (הן מצד היזם והן מצד בעלי הזכויות הנדרשים לחתום על הבקשה להיתר הבניה); מוסדרים לוחות הזמנים לביצוע וסיום הפרויקט ביחס למועד קבלתו של היתר הבניה;
- נקבע פיצוי מוסכם לבעלי הזכויות במקרה בו לא יעמוד היזם בלוחות הזמנים שנקבעו;
- מוסדרת התחייבות בעלי הזכויות לחתום על הבקשה להיתר הבניה לטובת ביצוע הפרויקט;
- מוסדרת התחייבות בעלי הזכויות למכור את דירתם במהלך תוך הבטחה להחתים את הרוכש החדש על הסכם תמ"א 38 שנערך;
- מוסדרת התחייבות בעלי הזכויות לחתום על ייפוי כוח מתאימים לטובת קידום הפרויקט;
- מוסדר אופן ודרך מסירת הפרויקט לבעלי הזכויות ועריכת פרוטוקול בדיקה מתאים לשם כך;
- מוסכם על מפרט טכני מפורט בו יפורטו העבודות העתידות להתבצע במסגרת הפרויקט;
- נקבעות שעות העבודה ודרכי תקשורת ודיווח בין הצדדים;
- נעשית התייחסות למטרדים במהלך ביצוע העבודות מניעם וצמצומם;
- מוסדרת עבודתו של המפקח על הבנייה בפרויקט;
- נקבעת אחריות היזם לתקופת הבדק (מבלי לגרוע מהוראות הדין בעניין זה);
- מוסדרת האפשרות לבעלי הזכויות הקיימים בבניין לרכוש דירות נוספות במסגרת הפרויקט;
- מוסדרים בטחונות וערבויות לטובת ביצוע הפרויקט ובכלל זה סכומם ונוסחם;
- מוסדר רישום הערות אזהרה לטובת היזם וגורמים אחרים והסדרת הדרך והאופן למחיקת הערות אלו;
- נקבע הגורם האחראי לרישום הבית המשותף עם תום ביצוע העבודות;
- מוסדר אופן רישום הבית המשותף עם סיום העבודות;
- מוסדר משטר האחריות לנזקים שייגרמו במהלך ביצוע העבודות;
- נקבעים המקרים בהם תקום לצדדים להסכם זכות לביטול ההסכם; נקבע שיעור הפיצויים בו יישאו הצדדים להסכם במקרה של הפרתו;
- נקבעים תנאים מתלים (תנאים שקיומם נדרש) ותנאים מפסיקים לקיום הסכם תמ"א 38;
- מוסדר הטיפול בדיירים סרבנים;
- הסדרת מנגנון של בוררות בין הצדדים לטובת אכיפתו של ההסכם;
מבין מגוון הנושאים הרחב המוסדר בהסכם תמ"א 38 חשוב כי בעלי הזכויות ידרשו, בסיוע ובייעוץ עורך הדין שלהם, את מירב המנגנונים המשפטיים הקיימים כדי להגן על עליהם כגון ערבויות ובטוחות מתאימים וכן ישאפו לקבל את התנאים המסחריים הטובים ביותר כדוגמת התחייבות ללוחות זמנים קצרים לסיום העבודה (ולפיצוי מוסכם גבוה במקרה של איחור) מפרט טכני גבוה של ביצוע העבודות, החזר שכר דירה בתקופת ביצוע העבודות וכו'.
בהקשר זה יצוין כי ככל שהפרויקט ממוקם באזור מבוקש יותר והינו אטרקטיבי יותר ליזם, כך כושר המיקוח שלהם יגדל ואיתו הסיכוי כי לקבל את דרישותיהם. כך למשל, בפרויקטים הממוקמים באזורי ביקוש מקובל לעיתים כי בעלי הזכויות מקבלים החזר חלקי לטובת שכירת דירה בעת ביצע העבודות (בפרויקט תמ"א 38 חיזוק) – דבר שאינו מקובל במקרים בהם מדובר באזורים בהם ערך הנדל"ן נמוך יותר.
טעויות בהסכם תמ"א 38
הסכם תמ"א 38 הוא הסכם מורכב וארוך הכולל התייחסות לנקודות רבות הנובעות מקיומו של הפרויקט ומטבע הדברים עלול לכלול בתוכו גם טעויות. בין טעויות אלה ניתן למנות הסכמים שאינם מתייחסים למכלול הנסיבות והאירועים העלולים להתרחש בעת ביצוע הפרויקט (למשל הצבת אנטנה סלולארית בבניין על ידי הקבלן בעת ביצוע העבודות, או התייחסות מפורטת למצב בו נגרם נזק על ידי צד שלישי לאחת מהדירות בבניין). טעות נוספת יכולה להיות חוסר ב"סעיפי יציאה" מפורטים די הצורך בהסכם שיאפשרו לבעלי הזכויות לסגת מן ההסכם במקרים כאלו ואחרים. לצורך צמצום מספר טעויות אלה, יש לשכור את שירותיו של עו"ד מנוסה שיידע לתת מענה לכל הנקודות הרלוונטיות.